Bu yazıda, Logo ERP programlarının en temel kayıtlarından biri olan cari hesap kartının tüm detaylarını ve cari hesap kartı oluşturma sürecini, detaylı bir şekilde ele alacağız.
İçindekiler
2. Logo ERP İçerisinde Cari Hesap
4.4. Diğer Bazı Önemli Alanlar
5. Cari Hesap Veritabanı Tablosu ve Alanları
1- Cari Hesap Nedir?
Firmanın, borç/alacak ilişkisi içerisinde ticari faaliyetlerini sürdürdüğü şahıs veya şirketlerdir. İki taraf arasında ticaretten doğan karşılıklı para, mal, hizmet veya diğer ekonomik işlemlerden kaynaklanan alacak ve borçların takip edildiği hesaba Cari Hesap denir.
2- Logo ERP İçerisinde Cari Hesap
Logo ERP programlarında cari hesap modülü, kullanılan ERP sürümüne göre değişiklik göstermektedir.
Logo Start: Sol paneldeki Cari Hesap modülü
Logo Go: Ana Kayıtlar –> Cari Hesap modülü
Logo Tiger ve Tiger Enterprise: Finans –> Ana Kayıtlar –> Cari Hesaplar modülü
3- Cari Hesap Kartı Türleri
Logo ERP programlarında, cari hesap kartlarının türleri bulunur. Her türün farklı bir işlevi ve özelliği bulunur. Cari hesaplar penceresinde en altta bulunan açılır listede, cari hesap kart türleri yer alır ve buradan seçim yapılır.
(AL) Alıcı : Alıcı türünde açılan cari hesap kartları ile yalnızca satış işlemleri yapılabilir. Satış Siparişi, Satış İrsaliyesi ve Satış Faturası içerisinde cari hesap türü Alıcı olan kartlar kullanılabilir. Satınalma işlemlerinde, Alıcı türündeki cari hesap kartları kullanılamaz.
(SA) Satıcı : Satıcı türünde açılan cari hesap kartları ile yalnızca satınalma işlemleri yapılabilir. Firmanın yalnızca mal/hizmet aldığı tedarikçileri için bu kart türü kullanılabilir. Satıcı türünde açılan cari hesap kartları, Satınalma Siparişi, Satınalma İrsaliyesi ve Satınalma Faturalarında kullanılabilir. Satış işlemlerinde ise, Satıcı türündeki kartlar kullanılamaz.
(AS) Alıcı + Satıcı : Yukarıda ayrı ayrı açıkladığımız 2 cari hesap kart türünün birleşimidir. Firmanın, hem alış hem de satış işlemleri yaptığı cari hesaplar için bu kart türü kullanılır. Bu türde açılan cari hesap kartları, satış ve satınalma işlemlerinin her ikisinde de kullanılabilir.
(GS) Grup Şirketi : Bu kart türü, sınıflandırma ve raporlamalarda kolaylık sağlaması açısından kullanılır. Aynı firmanın birden fazla şubesini tek çatı altında toplamak veya şirketler grubu olan bir holdingin hesabını, üst hesapta takip etmek için kullanılabilir. Grup Şirketi türündeki karta, diğer türlerdeki kartlar bağlanarak, bakiye takibi ve raporlama işlemlerinde kolaylık sağlanabilir.
4- Cari Hesap Kartı Açma
3.adımda anlatılan kart türleri arasından uygun olanı seçtikten sonra, 2.adımdaki modüle giriş yaparak sağ tuş + Ekle seçeneği ile cari hesap kartı oluşturma penceresi açılır. Açılan penceredeki her bir sekmede, cari hesaba ait farklı bilgilerin tutulduğu alanlar bulunur.
4.1- İletişim Sekmesi
1: Kod alanıdır. Ön değer olarak en son kaydedilen cari hesap kodunun 1 fazlası gelir. Zorunlu alandır boş bırakılamaz.
2: Cari hesap ticari ünvanın girildiği alandır. Şahıs ise, ad soyad şeklinde girilebilir.
3: 2. ünvan alanıdır. Kullanımı opsiyoneldir. Unvan alanına sığmayan karakterler için veya raporlama amaçlı farklı bilgileri tutmak için kullanılabilir.
4: e-İş ve e-Mağaza uygulamalarında kullanılır. Web üzerinden yapılan işlemlerde LogoConnect sunucu tarafından verilen güvenlik bilgisidir. e-İş Kodu alanına girilen TCKN ya da VKN kodu bilgisi ile e-Devlet menüsü üzerinden e-Fatura ve e-İrsaliye gönderimleri sağlanır.
5: Kartın kullanım durumunu belirtir. Kullanım dışı olan cari hesap kartları fişlerde kullanılamaz. Cari hesap kartının silinebilmesi için statüsünün kullanım dışı olması gerekir.
6: İlgili alanların farklı dillerdeki karşılıklarını tanımlamak için kullanılır.
7: Cari hesap kartına görsel/resim tanımlamak için kullanılır.
8: Cari hesabın sosyal medya hesaplarını tanımlamak için kullanılır.
9: Sekmeler alanıdır. Sekmeler arasında mouse ile seçim yapılabilir.
10: Cari hesaba ait adres bilgilerinin tutulduğu alanlardır. Listelerden seçim yapılabileceği gibi manuel olarak da tanım yapılabilir.
11: Cari hesaba ait telefon, fax, dahili numara gibi bilgilerin tanımlandığı alanlardır.
12: Cari hesap ile ilgili diğer iletişim bilgilerinin tanımlandığı alanlardır.
13: Döküman ve Ek Bilgi giriş alanlarıdır. Döküman yüklemek için KETS Döküman Yönetimi lisansı gerekir.
4.2- Ticari Bilgiler Sekmesi
Yabancı Uyruklu / Şahıs Şirketi: Tanımlanan hesabın yabancı uyruklu veya şahıs şirketi olduğu durumlarda işaretlenir. İki seçenek de işaretlenmezse Tüzel Kişilik (firma) olarak kabul edilir.
T.C. Kimlik Numarası: Şahıs şirketi kutucuğu işaretlendiğinde aktif olur. Tanımlanan hesaba ait 11 haneli TC Kimlik numarası girilir.
Vergi Kimlik Numarası: Tanımlanan hesaba ait 10 haneli vergi numarası girilir.
Vergi Dairesi: Firmanın bağlı olduğu vergi dairesi girilir veya listeden seçilir.
VD Kodu: Firmanın bağlı olduğu vergi dairesinin kodu girilir veya listeden seçilir.
Adı / Soyadı: Şahıs şirketi kutucuğu işaretlendiğinde aktif olur. Tanımlanan hesabın Ad ve Soyad bilgileri girilir.
KDV No.: Tanımlanan firma ile sürekli aynı KDV oranı ile çalışılacak ise, bu alana oranı girilir. Fiş ve faturalarda bu hesap seçildiğinde, KDV oranı da otomatik olarak satırlara yansır.
Döviz Türü: Tanımlanan firma ile standart olarak farklı bir para birimi ile çalışılacak ise listeden para birimi seçilir. Fiş ve faturalarda, bu cari hesap seçildiğinde, döviz türü otomatik olarak güncellenir.
Kur Türü: Tanımlanan firma ile standart olarak belirli bir kur türü ile çalışılacak ise bu alanda seçimi yapılır. Yapılan seçim fiş ve faturalara ön değer olarak yansır. Öndeğer olarak bırakılırsa, döviz kullanım parametrelerinde yapılan seçim baz alınır.
Ödeme Planı: Firma ile standart olarak belirli bir ödeme planı ile çalışılacak ise, bu alanda seçim yapılır. Yapılan seçim, fiş ve faturalara ön değer olarak yansır.
Açıklaması: Ödeme planı alanında seçilen tanıma ait açıklama bilgisidir.
İndirim Oranı: Tanımlanan hesaba ait işlemlerde geçerli olacak indirim oranıdır. Genele veya Satıra seçimine göre ilgili fiş ve faturaların geneline/satırına otomatik indirim uygulanır.
Ödeme İzleme: Tanımlanan hesabın, borç takip (ödeme izleme) işlemlerinin nasıl takip edileceğini belirtir. 2 seçenek mevcuttur.
- Aynı Dövizli İşlemlerle: Borç takip ve kapatma işlemleri tek bir döviz türü üzerinden yapılır. Farklı döviz türleri ile yapılan işlemler birbirini kapatamaz.
- Değişik Dövizli İşlemlerle: Borç takip ve kapatma işlemleri farklı döviz türleri ile yapılır. Farklı döviz türleri ile yapılan işlemler birbirini kapatabilir.
Ödeme İzleme (İşyeri): Farklı iş yerlerine ait hareketlerin birbirini kapatıp kapatmayacağını belirtir. 2 seçenek mevcuttur.
- Aynı İşyeri İşlemleri: Borç takip ve kapatma işlemlerinde aynı işyerine ait hareketler kullanılabilir.
- Değişik İşyeri İşlemleri: Borç takip ve kapatma işlemlerinde farklı işyerlerine ait hareketler kullanılabilir.
Kur Farkı: Kur farkının hesaplanma yöntemi seçilir.
Ödeme Tipi: Cari hesabın, satış ve satış iade işlemlerindeki ödeme ön değeri seçimidir. Yapılan seçime göre satış ve satış iade işlemlerinde, seçilen ödeme işlemi ile birlikte kayıt yapılır.
Grup Şirketi Kodu: Tanımlanan cari hesap, Grup Şirketi (GS) türünde bir üst seviye hesaba bağlanacak ise, bu alanda seçim yapılır.
Ticari İşlem Grubu: Cari hesap için geçerli olacak Ticari İşlem grubunu belirtir. Tanımlı gruplar listelenir ve seçim yapılır.
Teslim Şekli: Cari hesaba mal gönderim işlemlerinin ne şekilde yapılacağını belirtir. Tanımlı teslim şekilleri listelenir ve seçim yapılır.
Taşıyıcı Firma: Taşıma işlemini yapan firmayı belirtir. Tanımlı taşıyıcı firmalar listelenir. İlgili taşıyıcı firma seçilir ya da yeni tanım yapılır.
Cari hesap kartında tanımlanan Teslim Şekli ve Taşıyıcı Firma bilgilerinin, cari hesabın kullanıldığı fiş/faturalara öndeğer olarak aktarılabilmesi için Satış/Satınalma Yönetimi Parametrelerinde bulunan Kullanılacak Sevkiyat Adresi parametresi Cari Hesaptan Aktarılacak, Otomatik Sevkiyat Adresi Ataması parametresinde ise Fatura seçili olmalıdır.
Referans Listesine Ekle: Alıcı ve Alıcı+Satıcı türündeki cari hesaplar için referans bilgilerini kaydetmek için kullanılır. Cari hesap firmanın referans listesinde yer alacaksa bu seçenek işaretlenir. Referans açıklamaları ise yerel dil ve İngilizce olarak ilgili seçenekler kullanılarak kaydedilir.
Tahsilat/Ödeme Kasa Kodu: İlgili cari hesabın ödeme ve tahsilat işlemlerinde öndeğer olarak gelmesi istenen kasa kodudur.
Değerlenecek Döviz: Çek/senet işlemlerinde, cari hesaba ait kur gelir ve giderlerinin listelenme öndeğeridir. Bu alanda yapılan seçim cari hesaba ait çek/senet bordrolarına otomatik olarak aktarılır. Girilen bilgiler Cari Hesap Döviz Değerleme raporunda kullanılır.
Değerleme işleminin yapılacağı döviz, Değerlenecek Döviz Türü alanında seçilir. Kur alanında ise seçilen döviz kuru girilir.
Cari hesap döviz değerleme raporu alınırken, Yerel Para Birimi Çek Değerlemeleri filtre satırında Değerleme Dövizi üzerinden seçilirse, çek değerlemeleri, çek giriş bordrosunda belirtilen döviz türü ve kuru dikkate alınarak listelenir.
Mersis No: Cari hesaba ait Mersis Numarasının tanımlandığı alandır.
Tic. Sicil No: Cari hesaba ait Ticaret Sicil Numarasının tanımlandığı alandır.
4.3- Risk Bilgileri
Cari hesaplarda risk kontrolü yapılmak isteniyorsa, kart tanımlama aşamasında bulunan Risk Bilgileri sekmesinden ilgili firmaya ait limit ve kontrol ayarları belirlenir. Bu bölüm sayesinde müşterinin ne kadar borçlanabileceği tanımlanabilir ve belirlenen sınırın aşılması durumunda programın nasıl davranacağı seçilebilir.
Örneğin; bir cari hesap için Açık Hesap Riski alanına 15.000 TL limit tanımlandığını düşünelim. Cari hesabın mevcut borcu 14.700 TL iken 500 TL tutarında yeni bir satış faturası kesildiğinde toplam risk 15.200 TL’ye ulaşacak ve tanımlanan limit aşılmış olacaktır.
Risk limiti aşıldığında sistemin vereceği tepki kullanıcı tarafından belirlenebilir. Program bu durumda üç farklı seçenek sunar:
İşleme Devam Edilecek: Risk limiti geçilse bile sistem herhangi bir uyarı vermeden işlemin kaydedilmesine izin verir.
Kullanıcı Uyarılacak: Yapılan işlem risk sınırını aşıyorsa program kullanıcıya bilgilendirme mesajı gösterir. Kullanıcı isterse işleme devam edebilir.
İşlem Durdurulacak: Risk limiti aşılması durumunda işlem kaydedilmez ve kullanıcı devam edemez.
Risk limitine takılan bir cari hesapta tekrar işlem yapılabilmesi için, hesabın borcunu azaltacak bir kayıt girilmesi gerekir. Örneğin tahsilat fişi, alacak dekontu veya benzeri bir işlem ile cari bakiyesi düşürüldüğünde limit tekrar uygun seviyeye gelir ve yeni işlemler yapılabilir.
4.4- Diğer Bazı Önemli Alanlar
Diğer Sekmesi
Hesap Kodu: Genel muhasebe modülünde bulunan hesap planındaki muhasebe kodlarının cari hesaba tanımlanması için kullanılır.
Form Gönderim Bilgileri: Bu alanlara cari hesabın mail adresi yazılır ve gönderim formatı seçilir (html,pdf,rtf) . Eğer gerekli ayarlar doğru şekilde yapıldıysa, cari hesap üzerine sağ tık + ekstre gönder seçeneğine tıklanırsa cari hesap içerisindeki mail adresine carinin ekstresini gönderir.
Teminat Bilgileri Sekmesi
Teminat Toplamı: Cari hesaba ait teminat toplamıdır.
Risk Faktörü: Risk limitinin hesaplanmasında geçerli olacak risk çarpanını belirtir. Cari hesaba ait teminat riskini ilgili işlem için etkileyecek orandır; teminat tutarı risk çarpanı ile çarpılarak riske yansır. Burada verilen değer, (teminat bordrosunda ilgili cari hesap seçildiğinde) teminat kaydındaki Risk Çarpanı alanına öndeğer olarak aktarılır.
Tahsil edilmemiş çek ve senetlerin (teminat alanı işaretli) teminat bakiyesine yansımaması için Tahsil Edilmemiş Çek/Senet Teminat Bakiyesine Yansımasın seçeneği işaretlenir. Bu durumda çek/senet teminat riskine yansır. İşaretlenmediğinde, çek/senet teminat bakiyesine yansır.
“Tahsil Edilmemiş Çek/Senet Teminat Bakiyesine Yansımasın” alanı işaretlendiğinde, tahsil edilmemiş çek ve senetlerin toplamı Risk Toplamı altındaki Çek/Senet alanına yansır ve ilgili çek veya senet için risk kontrolünün ne şekilde yapılacağını belirlemek üzere Risk Kontrolü alanında listelenen seçenekler şunlardır; Bakiye+ Çek/Senet, Bakiye + İrsaliye + Çek/Senet, Bakiye + İrsaliye + Çek/Senet + Sipariş, Bakiye + İrsaliye + Çek/Senet + Sipariş (Öneri Dahil).
Çek/senet işlemlerinde cari hesabın risk limitini aşması halinde kontrolün ne şekilde yapılacağı ise Teminat Risk Limiti Aşıldığında başlığı altındaki Çekte/Senette seçenekleri ile belirlenir.
Risk Kontrolü: Risk kontrolünün neye göre yapılacağı bu alanda belirlenir. Risk kontrolünün yapıldığı şekiller şunlardır; Bakiye, Bakiye + İrsaliye, Bakiye + İrsaliye + Sipariş, Bakiye + İrsaliye + Sipariş (Öneri Dahil).
Bakiye seçiminde risk kontrolü cari hesabın anlık bakiyesine göre yapılır. Cari hesabın bakiyesini etkileyen işlemler şunlardır; Satış ve Satınalma bölümlerinden kesilen faturalar (Proforma faturalar hariç), Finans bölümünden kaydedilen cari hesap fişleri, Finans bölümünden kaydedilen çek/senet giriş ve çıkış bordroları (Devir çek/senet fişleri hariç), Finans bölümünden kaydedilen banka havale fişleri, Kasadan kesilen cari hesap tahsilat ve ödeme fişleri ile kasadan kesilen faturalar.
Bakiye ve İrsaliye seçiminde, cari hesabın anlık bakiyesi yanında faturalanmamış irsaliye toplamları da dikkate alınır. Malzeme fişi cari hesabı borçlandırıyorsa malzeme fişleri risk toplamını artırır. Malzeme fişi cari hesabı alacaklı duruma geçiriyorsa malzeme fişleri risk toplamını azaltır. Malzeme fişi ve faturalandıysa, irsaliye riski alanına etkisi ortadan kalkar. Aynı tutar bakiye riski alanını etkiler. Risk kontrolünün hangi işlemler için ne şekilde yapılacağı Risk Limiti Aşıldığında bölümünde belirlenir. İşlem sırasında tanımda belirlenen risk limiti tutarına göre kontrol yapılır. Yapılan işlemle birlikte limit aşılıyorsa risk aşımı uyarısı alınır.
Bakiye + İrsaliye + Sipariş seçiminde, cari hesabın anlık bakiyesi, faturalanmamış irsaliye toplamları ve onaylanmış sevkedilebilir durumdaki sipariş miktarları dikkate alınır.
Bakiye + İrsaliye + Sipariş (Öneri Dahil) seçiminde, cari hesabın anlık bakiyesi, faturalanmamış irsaliye toplamları ve cari hesaba ait tüm sipariş miktarları dikkate alınır.
5- Cari Hesap Veritabanı Tablosu ve Alanları
Logo ERP programlarında, cari hesap kartları veri tabanındaki CLCARD tablosunda tutulur. CLCARD tablosu, dönem bağımsız firma bağımlı bir tablo olduğu için LG_FFF_CLCARD ismindedir. FFF kısmına 3 haneli firma numarası yazılır.
Cari hesap tablosundaki alanlara ve Logo ERP deki karşılıklarına ulaşmak için Logo Cari Hesap Bilgileri Raporu yazısını inceleyebilirsiniz.
